5 snadných kroků, jak ovládnout životní chaos
Připravit si podklady na schůzku, koupit tátovi dárek k narozeninám, zaplatit účty… Úkoly se na tebe valí ze všech stran, emailová schránka praská ve švech a ty nevíš, čemu se věnovat dřív. Pro dobrý pocit děláš vše najednou, ale nic pořádně. Vysvobození je na cestě! Mám pro tebe 5 rad, jak se z toho nezbláznit a zvládnout nemožné.
1. Hoď to na papír nebo do appky
Přesně tak jednoduché to je. Abys byl produktivní, musíš z hlavy vytěsnit všechny myšlenky, které si žádají tvou pozornost. Ať už je to blížící se deadline, příprava podkladů pro důležitý projekt nebo jen to, že ti doma dochází toaletní papír.
Pravidelně si zapisuj úkoly a nové nápady na jedno místo. Díky tomu se ti v mozku uvolní kapacita a ty se tak dokážeš věnovat úkolu, který to zrovna potřebuje. Konzervám dobře poslouží obyčejný zápisník, milovníkům technologií zase chytrá mobilní aplikace. Je na tobě, jakou formu zvolíš, důležité ale je mít zápisník nebo aplikaci vždy po ruce.
2. Co dál? Pravidlo 2 minut!
Dal by se tvůj úkol vyřešit do dvou minut? Tak ho vyřeš hned! Neodkládej to a odmítni schůzku, na kterou nemůžeš dorazit. Zvedni telefon a objednej se konečně k tomu zubaři, to je hned.
Jestliže ti dvě minuty nestačí, naplánuj si kroky ke splnění úkolu. Mozku naservíruješ menší sousta, která snadno přežvýká, a tobě pak práce půjde pěkně od ruky.
3. Dej tomu řád
Rozděl si úkoly a myšlenky na krátkodobé a dlouhodobé. Tedy na ty, které je potřeba vyřídit během týdne (emaily, telefonáty, pochůzky...), a ty, kterým se budeš věnovat, až na to přijde vhodná chvíle (nápady na nové projekty, zajímavé knížky, tipy na dovolenou...).
Každá kategorie si zaslouží svůj list, který budeš pravidelně doplňovat i vyškrtávat, až se ti úkoly podaří splnit. Seznam si můžeš vytvořit pro cokoliv, ať už jsou to pracovní povinnosti nebo třeba filmy, na které se chceš podívat.
4. Pravidelně třiď
Kdepak, nechystám se tě poučovat o třídění odpadu, mám na mysli třídění tvých myšlenek a úkolů. Až pojedeš tramvají nebo budeš čekat ve frontě v supermarketu, zkontroluj, co ze svých listů už jsi zvládnul, a co je potřeba ještě udělat. Využij volné chvíle a připomeň si, co tě ještě čeká, a na co nesmíš zapomenout.
Každý týden si udělej chvilku na takové vetší zhodnocení. Jsou ještě všechny úkoly aktuální? Potřebuješ si naplánovat další kroky? Ideálním dnem na utřídění myšlenek je neděle, v pondělí pak můžeš nastartovat týden s čistým štítem!
5. Hlavně nepřestávej!
Dej tomu pár týdnů, uvidíš, že se do toho dostaneš. Zapisování myšlenek a úkolů už ti půjde samo, stejně jako jejich pravidelný úklid. Sám se pak přesvědčíš, jak osvobozující je všechno nedržet v hlavě! Zaprvé budeš méně zapomínat, a zadruhé se budeš lépe soustředit.
Fakt to funguje?
Možná tě zklamu, ale s touhle zázračnou metodou jsem nepřišla já. Přišel s ní David Allen a říká jí GTD – Getting things done aneb Mít vše hotovo. Všechny principy GTD sepsal do skvělé knížky pod stejným názvem. Můžeš si ji přečíst v češtině nebo v angličtině a přelouskáš ji za pár večerů.
Pomohla už spoustě lidí od vrcholových manažerů po obyčejné lidi, jako jsem já. Díky GTD jsem si uspořádala svůj osobní, studijní i pracovní život. Stíhám toho více a co hlavně – fakt na nic nezapomínám. A přitom stačí tak málo!
Máš nějaké tipy, jak zvládat chaos a být produktivnější? Poděl se o ně 🙃